Ein Interview von Alexander Rehn (Geschäftsführer bei T&O Unternehmensberatung) mit Ralf Schmidt (Experte für agiles Arbeiten)

Gerade sind viele gezwungen, zu Hause zu arbeiten. Das klappt mal besser und mal schlechter. Im Interview mit Ralf Schmidt, Geschäftsführender Inhaber bei proaquila und Experte für agiles Arbeiten in der Produktentwicklung, geht es um die Frage, warum die Hard- und Software alleine nicht weiterhilft – und auch Methoden kommen schnell an Ihre Grenzen. Zurzeit leitet er als Interim ein verteiltes Entwicklungsteam für E-Mobilität und Antriebslösungen.  

T&O: Als Experte im T&O Netzwerk für agiles Arbeiten als erstes die Frage nach der Technik. Warum haben nicht alle Unternehmen vor der Krise schon über das notwendige Equipment verfügt? 

Ralf Schmidt Eigentlich ist die Technik trivial. Endgeräte, Zugänge, Lizenzen, Bandbreiten lassen sich einfach mit der Anzahl der Mitarbeiter mit skalieren. Aus Kostengründen wurde aber in der Vergangenheit häufig hier gespart. Das hat sich nun gerächt. Auch die Einführung der Software-Tools für virtuelle Zusammenarbeit kam in vielen Fällen nicht voran, weil die Unternehmen sich im Feature-Dschungel verloren haben. Die Krise hat viele Firmen gezwungen jetzt damit anzufangen – häufig mit Teams, Trello, Teamviewer, Jira oder Ähnlichem. Dabei hat sich wieder gezeigt, dass das Problem meist vor dem Bildschirm sitzt. Egal ob Führungskraft oder Mitarbeiter ohne Übung und ohne Verständnis für den Prozess klappt das nur schleppend. Häufig wird dann nur die Videokonferenzfunktion genutzt. Und damit kommt man sich schon modern vor. Mit Chat-Funktionen, KANBAN-Boards oder WIKIs tun sich viele schwer – dabei steckt hier der Turbo für das verteilte Miteinander-Arbeiten. 

T&O: Sie sagen: Ohne Übung nützt die beste Technik nichts. Wurde denn in der Organisation besser geübt? 

Ralf Schmidt: In einigen Unternehmen ja. Denjenigen, die schon angefangen haben agil zu arbeiten, fällt es jetzt viel leichter auf einmal auch noch verteilt zu arbeiten. Die Mitarbeiter waren schon das kurzzyklische klar strukturierte Arbeiten gewohnt und müssen nicht über die erste Hürde drüber – dem Vertrauensvorschuss. Das Bild der agilen Teams wird häufig nur durch die schicken Möbel und die etwas “verspielten” Bilder der Mitarbeiter geprägt. Dabei setzt das agile Framework Arbeitsteilung und Ergebniskontrolle genauso konsequent um, wie man es aus einer getakteten Fertigung gewohnt ist. Die 14-tägigen Sprints definieren ein klares Ziel, dessen Erreichung auch verfolgt und ausgewertet wird. In den Daily-Sprints kann sich niemand verstecken und der Mitarbeiter wird täglich an seine vom Team erwarteten Teilergebnisse erinnert. Das passiert in der Regel konsequenter, als es eine klassische Führungskraft aufgrund seiner anderen Verpflichtungen je tun kann. Teamautonomie hört sich nach großer Freiheit an und funktioniert aber nur mit 100% Transparenz. Die digitalen Tools fördern diese Klarheit durch Backlogpflege, KANBAN-Boards, Retros und Reviews. 

Über eine gewisse Zeit kann man also mit konsequenter Anwendung des agilen Frameworks und der digitalen Tools effizient zusammenarbeiten. Wie lange? Dafür fehlt uns die Erfahrung, denn die Kaffeebar (ein agiles Muss) zu digitalisieren – das ist noch nicht gelungen 

T&O: Sie spielen auf die Menschen an. Fördert die gezwungene Arbeit zu Hause in verteilten Teams die Akzeptanz oder überfordert diese die Mitarbeiter? 

Ralf Schmidt: Häufig sind nicht die Mitarbeiter überfordert, sondern die Führungskräfte. Viele Mitarbeiter arbeiten diszipliniert zu Hause – allerdings jeder in seinem Rhythmus. Auch hier synchronisiert der Daily-Sprint die Kommunikation und die Arbeit.  Wann diese erledigt wird, ist Sache des Mitarbeiters. Erfolgt, wie jetzt, die Einführung des Homeoffices Hals über Kopf, dann sind natürlich auch einige Mitarbeiter überfordert, aber am stärksten trifft es die Chefs.  

Bisher herrscht in vielen Unternehmen die Vorstellung, falls die Führungskraft nicht physisch anwesend ist, dann arbeitet der Mitarbeiter auch nicht. Das viele Teams hier einen Nicht-Angriffspakt geschlossen haben, wollen viele Geschäftsführer nicht wahrhaben und halten an der Kontrollillusion fest. Wie sollen jetzt die Führungskräfte mit diesem Kontrollbedürfnis umgehen?  Paradoxerweise ist das agile Arbeiten die Antwort darauf. Digitale Tools der Zusammenarbeit schaffen eine wesentlich größere Prozess- und Inhaltstransparenz, als das beim “analogen” Arbeiten heute der Fall ist.  

Leider erfordert die Umstellung der Arbeitsweise viel Übung und Kommunikation, bis alle Beteiligten das notwendige Vertrauen gewonnen haben. Somit ist in der jetzigen Situation eine Umstellung auf das agile Framework und wirkliches verteiltes Arbeiten sowie Führen kaum möglich. Aber die nächste Krise kommt in unserer VUCA-Welt sicher – und bis dahin bleibt Zeit zum Üben. 

Vielen Dank und viel Erfolg beim Führen Ihrer verteilten Teams. 

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